Làm sao để quản lý công việc của nhân viên chặt chẽ nhưng vẫn tiết kiệm được chi phí hoạt động?

Không nhất thiết cần một văn phòng có nhiều nhân viên để quản lý từng tiểu tiết nhỏ công việc của họ, ví dụ như nhân viên chưa biết dùng excel hiệu quả, hay in tài liệu mà mất quá nhiều thời gian vì máy in bị trục trặc. Điều quan trọng khi quản lý và làm việc với các nhóm từ xa là xây dựng lòng tin. Nếu bạn cứ trực chờ chỉ để liên tục hỏi nhân viên bạn đang làm gì, thì điều đó chỉ làm giảm sự tập trung và năng suất làm việc của họ mà thôi.
Hãy chắc chắn rằng bạn có cuộc họp với từng nhân viên về tình trạng công việc và dành thời gian để mỗi người biết rằng bạn quan tâm đến họ. Bạn cần thỏa thuận với nhân viên để sắp xếp thời gian cố định để trao đổi về tình hình hiện tại và hỗ trợ cho công việc được tốt hơn. Bạn cần phải biết nhân viên của mình có đang bị quá tải không? Hay khối lượng công việc có quá ít khiến họ nhàn rỗi? Và họ cần và muốn cải thiện những kỹ năng gì?
Khi bạn không chỉ là một người quản lý hay lãnh đạo, mà còn là người giúp nhân viên giải quyết những vấn đề cá nhân hay giúp họ phát triển bản thân hơn, nhân viên của bạn sẽ cảm thấy thoải mái hơn cũng như chủ động hơn để đảm bảo kết quả làm việc của mình.
Nếu bạn chỉ sử dụng các công cụ của “thời tiền sử” như các cuộc họp trực tiếp, gọi điện và trao đổi qua email thì bạn sẽ không thể nào kiểm soát được tất cả những việc mình muốn làm và chiếm rất nhiều thời gian. Cần phải có một công cụ để cộng tác và quản lý nhanh hiệu quả hơn. Đó là giải pháp phần mềm quản lý công việc giúp đơn giản hóa sự trao đổi, giao tiếp nội bộ; cho phép truy cập mọi lúc mọi nơi và thông tin luôn liền mạch. Đồng thời phần mềm quản lý công việc cũng giúp bạn dễ dàng trong việc tổ chức, lập kế hoạch công việc, giao việc và theo dõi tiến độ theo thời gian thực (real time). Hay việc tải lên các tài liệu mới nhất sẽ không cần mất quá nhiều công sức chuyển tiếp qua lại qua email mà có thể cập nhật phiên bản thật tiện lợi với chỉ vài click chuột.
Khó khăn trong quản lý công việc

Một trong những phương châm quản lý công việc hiệu quả là nắm được tiến độ hoạt động của công việc đã được hoàn thành đến đâu. Nhưng không phải nhà lãnh đạo nào cũng có thể làm điều này dễ dàng vì nhiều lý do khác nhau:
  • Là người lãnh đạo, bạn phải giải quyết rất nhiều công việc khiến bạn không thể theo dõi quá trình làm việc của nhân viên, từng bộ phận một cách sát sao từng ngày, từng giờ, …
  • Với doanh nghiệp có mô hình lớn, thì điều này càng khó khăn hơn vì phụ thuộc vào các đầu mối được giao việc như Trưởng phòng, …
  • Không có công cụ đo lường tối ưu khiến việc đánh giá, khen thưởng, phê bình bị thiếu sót, sai lệch gây mâu thuẫn trong nội bộ.
  • Không quản lý được tiến độ công việc khiến công việc bị trì trệ, gián đoạn và gây hao phí nhiều tiền của, thời gian và nhân lực.
Quản lý công việc là một hoạt động quan trọng trong công tác quản trị nhân sự. Việc đánh giá giúp khẳng định năng lực, khả năng của nhân viên. Đây là cơ sở giúp doanh nghiệp tuyển chọn, phát triển nguồn nhân lực hiện tại, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng các chế độ thù lao hợp lý, đưa ra quyết định quản lý về nhân sự một cách công bằng chính xác.
Đánh giá thực hiện công việc nhằm các mục đích chính sau: đánh giá thực hiện công việc trong quá khứ nhằm nâng cao hiệu quả công việc trong tương lai, xác định nhu cầu đào tạo và phát triển nhân viên, đánh giá năng lực tiềm tàng và khả năng thăng tiến trong tương lai của nhân viên, làm cơ sở xác định mức lương, tạo động lực cho người lao động thông qua việc công nhận đúng mức thành tích của họ, giúp họ gắn bó với doanh nghiệp. Tóm lại doanh nghiệp có thể thực hiện các mục đích khác nhau khi đánh giá thực hiện công việc, nhưng đều hướng tới một mục đích chung là nâng cao hiệu quả làm việc cho nhân viên, nâng cao hiệu quả của doanh nghiệp.
Nhằm để dễ dàng nắm bắt tiến độ làm việc của nhân viên phụ trách, cũng như theo dõi công tác quản lý các hoạt động làm việc của nhân viên trong và ngoài công ty một cách chặt chẽ và hiệu quả nhất, kiểm soát được quá trình làm việc của nhân viên với khách hàng. Phần mềm quản lý công việc Sthink sẽ là giải pháp tối ưu nhất cho các vấn đề nan giải của doanh nghiệp.
Những tính năng trong phần mềm quản lý công việc Sthink Management

1. Tính năng quản lý hợp đồng trong phần mềm quản lý công việc S think

Với phần mềm quản lý công việc thì việc tạo mới và quản lý các thông tin về hợp đồng phong phú, chi tiết và cụ thể để chúng ta có thể dễ dàng kiểm soát và nắm bắt tiến độ hợp đồng đang thực hiện thông qua các kích chuột một cách dễ dàng.
Quản lý hợp đồng
Quản lý hợp đồng
2. Quản lý khách hàng trong phần mềm quản lý công việc Sthink

Việc quản lý khách hàng cũng đã được tối ưu hóa để có thể nắm bắt và kiểm soát linh động với các thông tin được nhập vào phần mềm chi tiết, cụ thể.
quan ly khach hang
Với các thông tin quản lý khách hàng chuyên nghiệp đáp ứng với các thông tin để có thể liên hệ với khách hàng một cách chuyên nghiệp nhất.
Chi tiết thông tin khách hàng
Quản lý thông tin liên hệ với khách hàng thông qua các chi tiết được tạo trước đó.
Thông tin khách hàng
Quản lý công việc của các nhân viên trong hệ thống nay đã được kiểm soát linh động hơn thông qua các mã công việc, từ đó việc phân công công việc thực hiện nhanh hơn và đơn giản hơn với các mã công việc đã được tạo trước đó
Đăng ký overtime
Quản lý công tác phí và các chi phí phụ vụ cho công tác thực hiện công việc
Quản lý công tác phí
3. Quản lý lịch làm việc trong phần mềm quản lý công việc

Phần mềm quản lý công việc giúp quản lý lịch làm việc của nhân viên một cách linh động với các khai báo lịch làm việc chi tiết cụ thể theo từng ngày, để khai báo chi tiết công việc cụ thể trong ngày đã thực hiện.
...xem tiep....https://sthink.com.vn/phan-mem-quan-ly-cong-viec.html



 Xem bài liên quan cùng danh mục: