PDA

View Full Version : Văn phòng - Vấn đề sử dụng phần mềm kế toán miễn phí



tulinhav
17-04-2013, 11:23 AM
Mặc dù phần mềm hiện đại chắc chắn là "thông minh" hơn các phần mềm được phát triển năm trước đây, nhiều doanh nghiệp vẫn vấp ngã khi thực hiện các phan mem ke toan (http://accura.vn/) mới, vì họ tin rằng phần mềm mới hơn chỉ đơn giản là có thể được cài đặt và tất cả mọi thứ sẽ bắt đầu hoạt động trơn tru hơn. Thực tế là việc lựa chọn phần mềm phù hợp chỉ là một nửa trận chiến - nó phải được thực hiện đúng cách để đạt được những lợi ích mà nó quảng cáo. Bạn nên thử sức mình với phần mềm kế toán miễn phí (http://accura.vn/tai-ve/bo-cai-accura-2012.aspx). Mỗi ứng dụng phần mềm là duy nhất và do đó phải được thực hiện khác nhau, nhưng một số thông lệ chung tồn tại để thực hiện bất kỳ phần mềm thực hiện tài chính trơn tru.

Trước khi mua bất kỳ phần mềm, các doanh nghiệp nên làm nghiên cứu thích hợp trong một ứng dụng cụ thể các tính năng và chức năng để đảm bảo nó là tốt nhất cho các ứng dụng của bạn trong các phần mềm kế toán miễn phí. Sau khi xác định các giải pháp đúng, quá trình thực hiện thành công nó có thể được hưởng lợi bằng cách tôn trọng những nguyên tắc sau đây, tất cả đều phải được đưa vào xem xét ngay cả trước khi nhìn vào phần mềm mới.

Tạo ra một nhóm các cá nhân chịu trách nhiệm giám sát toàn bộ quá trình hoạt động của phần mềm kế toán (http://accura.vn/) - từ việc xác định nhu cầu để chọn phần mềm để thực hiện nó. Trong nhóm khảo sát này cần phải có đại diện các ban, ngành được thực hiện trực tiếp bởi các phần mềm kế toán miễn phí của công ty và phải được dẫn dắt bởi một người quản lý có khả năng lấy những suy nghĩ của họ để xem xét trước khi quyết định.

http://accura.vn/Portals/0/Accura/profile2.jpg

Ngoài ra, các nhà quản lý từ mọi bộ phận trong công ty nên được tư vấn về các phần mềm mới và thực hiện. Yêu cầu các cá nhân để tạo ra một danh sách các yếu tố quan trọng mà họ thấy - cách mà các phần mềm mới hay cũ có ảnh hưởng đến các hoạt động tài chính bộ phận chịu trách nhiệm. Những danh sách này sẽ được trao cho các lựa chọn phần mềm và nhóm thực hiện để đảm bảo tất cả các khía cạnh của hoạt động công ty được coi là liên quan đến phần mềm mới.
Nhóm phần mềm hoặc các đại diện khác trong tổ chức cũng nên tạo ra một sơ đồ các hoạt động kế toán của công ty. Nhìn vào một sơ đồ chính xác sẽ cho phép các nhà sản xuất quyết định để xác định tắc nghẽn trong quá trình này và tìm kiếm phần mềm và thực hiện kỹ thuật có thể giúp làm giảm bớt một số trong những tắc nghẽn, dẫn đến hoạt động hiệu quả hơn.

Khi làm việc thông qua các lựa chọn và thực hiện các phần mềm, nó cũng là thuận lợi để có mẫu của tất cả các hình thức, báo cáo và các tài liệu mà công ty sử dụng cho các mục đích kế toán. Biết mục đích của từng hình thức và báo cáo sẽ hỗ trợ nhóm trong cấu hình phần mềm mới để làm việc tốt nhất với các hoạt động hiện có và có thể làm sáng tỏ về cách để cải thiện tài liệu hiện tại với khả năng bổ sung các phần mềm mới.

Một vấn đề phổ biến để thực hiện thành công phần mềm mới là một số công ty, đặc biệt là các tổ chức nhỏ hơn, chỉ đơn giản là không có thời gian thích hợp và nguồn lực để dành để đảm bảo quá trình này được thực hiện một cách chính xác. Nếu bạn thấy mình trong vấn đề này, nó có thể là giá trị đầu tư phải thuê tư vấn độc lập để đi lên các lựa chọn phần mềm và quá trình thực hiện. Vâng, họ sẽ chi phí tiền bạc, nhưng những lợi ích của việc có phần mềm phải được cấu hình đúng trong một khung thời gian ngắn hơn thường cũng có giá trị đầu tư.

Cuối cùng, một số công ty không có nhu cầu với phần mềm mới mà nhiều khi họ cần một phiên bản hiện hành của phần mềm cũ. Trong trường hợp này, nói chuyện với các nhà cung cấp phần mềm thường là một cách tuyệt vời để đảm bảo bạn có được chính xác những gì bạn cần và nâng cấp được thực hiện đúng.